Artigo sobre Gestão Escolar

Chega um momento em que a gestão de dados necessários para o andamento dos processos de uma escola atinge uma fase crítica. Documentos em processamento de texto espalhados pelas máquinas e em diversas pastas, planilhas eletrônicas se misturando com fichas manuais para controle dos pagamentos, boletos (quando existentes) sendo impressos pelo sistema do banco exigindo trabalho de digitação muitas vezes repetitivo. Isso sem levar em conta o fator segurança: documentos em papel podem ser perdidos ou em casos mais graves queimados em um incêndio (parece exagero, mas já vimos acontecer!), boletins e históricos perdidos pela simples queima de um computador, ou mesmo um roubo. Recentemente atendemos uma escola (agora cliente) onde a máquina foi roubada, e todos os registros acadêmicos e financeiros encontravam-se neste computador, sem cópia de segurança, pois utilizam um sistema “desktop”.

Nesse cenário, o gestor entende que é chegado o momento de implantar um software de gestão, pois crescimento requer investimento.

• Mas como escolher a melhor ferramenta?

• Qual o custo disso tudo?

• Qual o nível de conhecimento que se precisa ter para “se dar bem” com essa nova fase?

• Quais as características que precisam ser levadas em consideração no momento de buscar em um software?

Nesse artigo esclareceremos a essas dúvidas, e mostraremos que, em muitos casos, a diminuição de custos é suficiente para investir no uso de um software confiável de gestão sem que seja necessário desembolsar adicionalmente um único real.

Boa leitura!

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Para começar esse assunto, um software de gestão deve trabalhar com o conceito de “banco de dados”, ou seja, todas as suas informações serão armazenadas em tabelas (listas) que se relacionam entre si, de modo a manter a máxima organização, evitando redundância de dados (como ter que digitar duas vezes as mesmas informações) e permitindo o cruzamento dessas informações de modo a emitir relatórios impressos (diários, boletins, boletos, atas, declarações e muitos outros).

A vantagem de ter um banco de dados para armazenar essas informações é que, uma vez digitado, esses dados não precisarão mais serem incluídos novamente, pois poderá ser usado em diversas situações (como um cadastro de aluno, endereços etc.). Outra vantagem é ter todas as informações em um único lugar, ajudando na prevenção de acidentes, pois uma única cópia de segurança (backup) é suficiente para que você durma tranquilo.

Existem basicamente três caminhos a seguir na hora de escolher o software de gestão. Vamos comentar o perfil de cada um deles, mostrando suas vantagens e desvantagens.

1) Software de “Prateleira”

Algumas escolas de pequeno porte procuram, em um primeiro momento, algo simples e barato, pois acreditam que é “melhor do que nada”. De início a ideia de se comprometer com um software que tenha mensalidade, custo de implantação e outras opções, acaba assustando, e os gestores optam por algum “sisteminha de controle escolar”. Chamamos de software de prateleira porque são vendidos da mesma forma que um antivírus, podendo até ser encontrado em sites de download a pronta entrega.

Vantagens

Na atualidade não nota-se vantagem alguma nesse tipo de software, pelos motivos que comentaremos no item “desvantagens”, mas se a escola é muito pequena, sem nenhum controle, e quer simplesmente manter o cadastro de alunos centralizado, um software desse tipo pode ajudar, mas a partir de uma demanda maior, será necessário uma solução mais completa, e terá que começar novamente da etapa zero, pois muitas vezes não há possibilidade de aproveitamento os dados digitados nesse tipo de sistema.

Desvantagens

Não permitem customizações, ou seja, é obrigatório utilizar da forma que ele foi concebido! Além disso, dificilmente incluem suporte e alguns apenas disponibilizam o manual que geralmente não ajuda muita coisa. Cada vez mais as escolas, mesmo as menores, tem formas particulares de trabalhar e documentos personalizados para emitir aos alunos, tornando a utilização desse tipo de sistema inviável. Geralmente esses softwares surgem de algum “trabalho informal” que programadores fazem para alguma escola, e resolvem então ganhar um dinheiro extra vendendo a “pseudo solução” para outras escolas.

Muitas vezes, apesar de conhecer de programação, o desenvolvedor não é da área educacional e não tem a ideia do negócio como um todo, não conhece as necessidades do dia a dia escolar, e faz apenas o que lhe foi solicitado.

2) Software ERP (Enterprise Resource Planning)

São os famosos sistemas de gestão integrada, estão na outra ponta do iceberg. Incluem vários módulos que podem ser contratados conforme a necessidade, e as empresas que comercializam esse tipo de produto (as poucas que o fazem) geralmente focam em escolas e universidades de grande porte, pois quanto maior e mais setores necessitam de informatização, maior a complexidade e o custo.

Vantagens

São softwares completos no que diz respeito aos setores envolvidos. Tem a função de integrar as áreas (financeiro, acadêmico, pessoal, compras etc.) e fazem com que a informação gerada por um departamento seja aproveitada pelos demais. Quando precisa de alguma solução, apenas uma empresa deve responder por todos os setores e resolver o problema.

Desvantagens

Soluções desse porte, apesar de completos, nem sempre são especialistas em todos os departamentos. Geralmente a empresa desenvolvedora iniciou com apenas um módulo (por exemplo folha de pagamento) e depois foi criando os demais, ou seja, apesar de prometer atender e integrar todos os setores, muitas vezes algum “ponto fraco” é encontrado, principalmente a área acadêmica, onde cada vez mais as escolas adotam um estilo próprio de fluxo e regras acadêmicas personalizadas.

Nesse tipo de solução (ERP) a implantação é demorada e envolve um grande investimento, portanto deve ser analisado se o “porte” do projeto não é algo exagerado para a realidade da escola.

Customizações podem ser um problema, pois geralmente quem atende o cliente é um representante e não tem muito poder de decisão sobre novas implementações, que devem ser enviadas à matriz, passando por um processo burocrático demais e muitas vezes sendo negado, por não ser um pedido que atenderá à demanda da maioria dos clientes. Quando aceito como customização, o custo é alto e o processo muito demorado.

3) Software Especialista

É o “meio termo” entre os dois anteriores. Pesquisas apontam ser o perfil ideal para mais de 90% das escolas. Quando dizemos meio termo, não estamos falando sobre qualidade e potencial, pois muitas vezes são melhores que os módulos similares encontrados em ERP’s, porém não integrando todos os setores de forma completa, pois o foco é gerir alguns setores escolares de forma diferenciada, como por exemplo a área da secretaria e tesouraria.

Nesse perfil de software (Especialista) é que encontra-se a maior diversidade de opções, porém deve-se tomar muito cuidado ao pesquisar, pois não só de software vive o mercado, mas o atendimento e suporte necessário para que o seu dia a dia seja tranquilo, é às vezes, tão ou mais importante que um software eficiente.

O perfil de software (Especialista) é o que atende desde escolas pequenas até grandes universidades que precisam de atendimento mais personalizado, por um preço justo, pois a cobrança é feita geralmente pelo número de alunos ativos. É comum acontecerem pedidos de customização e nesse perfil é mais fácil de ser atendido, bem como sugestões para as versões oficiais do sistema, pois o acesso à quem decide é mais simples, muitas vezes dando abertura para dialogar diretamente com os analistas responsáveis pelo desenvolvimento do produto.

Vantagens

Tem soluções que automatizarão, de forma eficiente, os principais setores da escola, principalmente a secretaria e tesouraria, tornando o atendimento ao cliente final (pai e aluno) mais eficiente, investindo por isso um preço justo. Os pedidos de customização e personalização são mais facilmente atendidos e por um preço também justo. Geralmente as empresas comercializam esses softwares na forma de licença de uso, como se fosse um aluguel, permitindo assim pouco investimento inicial, tendo um software de qualidade em pouco tempo.

Desvantagens

Se a escola é muito grande e é necessário integrar todos os setores num único software, talvez não seja viável optar por um Software Especialista, a não ser que este ofereça meios de se comunicar com os outros softwares (as chamadas interfaces).

Independente do perfil de um software de gestão que melhor se encaixe na realidade e necessidade da escola, alguns itens importantíssimos devem ser levados em consideração no momento da contratação, evitando-se assim problemas futuros por falta de informação e análise crítica.

Acompanhe abaixo a descrição de cada item que consideramos relevantes no processo de pesquisa.

PLATAFORMA

O software que você procura requer instalação local em cada máquina de usuário?

Se a resposta for sim, esqueça e não perca seu tempo!

Se optar por um sistema fora da “nuvem” para manter os dados na escola, pode-se efetuar a instalação local, pois um sistema web não necessariamente precisa estar em um servidor virtual, pois pode ser instalado também em servidor local. A vantagem do “ambiente web” é que atualizações e suporte são dados de forma centralizada, diminuindo custos e agilizando a solução de possíveis problemas.

No formato desktop (instalado em cada máquina), a cada atualização é necessário percorrer todas as máquinas. Se é adquirido um computador, será necessário instalar tudo de novo, gerando novos custos entre outras desvantagens.

INTERFACE

O visual do software é amigável? Esse quesito é importante.

Um sistema simples de usar ajuda o usuário menos experiente a se familiarizar com ele. Não confunda amigável com bonito, colorido etc. Muitos softwares tem um visual lindo, cheio de cores e gráficos, porém deixam a desejar em rotinas que são importantíssimas.

É vantajoso ter um software com um visual mais clássico, que atende as necessidades, a um “bonitinho” que exija do usuário fazer a geração de boletos aluno por aluno, complicando ainda mais o cotidiano escolar.

SUPORTE AO USUÁRIO

Se a escola utiliza um software muito bom, mas no momento de emitir boletins para reunião, impressão dos boletos etc. o usuário fica “na mão”, é um problema que pode resultar em muita dor de cabeça, pois prejudicará o prazo dado ao seu cliente (responsável e aluno), e estes não querem saber de quem é a culpa, pois contratou os serviços da escola e não o da empresa responsável pelo sistema de gestão.

Existem problemas e solicitações com prioridades distintas, mas quando a tarefa é emergencial, torna-se necessário contar com uma equipe de suporte disponível e eficiente, pois em nada adianta estar disponível e “tentar resolver” através da “tentativa e erro”.

Para estar seguro de que não terá problemas com suporte, atenção para o próximo item.

OPINIÃO DOS CLIENTES

Ninguém melhor para falar do software e atendimento da empresa prestadora de serviço do que os clientes atendidos por ela. Peça uma lista com aproximadamente cinco clientes que tenham o mesmo perfil de sua escola, e se possível fale com quem utiliza o sistema (usuário) e com quem paga por ele (diretor ou administrador).

Tenha em mãos as seguintes perguntas:

• Quais os benefícios que o software trouxe à escola?

• Como foi o processo de implantação?

• Como é o atendimento do suporte diário? E os casos de urgência?

Quem é bem atendido gosta de passar a boa experiência adiante. Quem é mal atendido também!

PREÇO

Analise friamente qual o custo versus benefício de cada opção pesquisada. Não faça economia barata deixando de fechar negócio por poucos reais de diferença achando que está economizando. Muitas vezes uma simples função que um sistema tem pode gerar uma economia maior que a diferença de preço.

Em alguns casos, dependendo do perfil da escola, o sistema pode sair gratuitamente. Como?

Vamos supor que você utilize o sistema de sua instituição bancária para gerar os boletos de cobrança dos alunos. Você pagará uma taxa de registro e baixa de cada boleto, além do controle manual através de alguma planilha eletrônica que você mesmo tenha feito, e que “quebra o galho”.

De outro lado um sistema de gestão que emita os boletos sem registro e processe o arquivo retorno do banco, te ajudará no controle total de pagamentos, e você pagará ao banco apenas a taxa de baixa. A diferença entre a taxa de cobrança registrada e sem registro muitas vezes é mais do que suficiente para pagar o valor por aluno de um bom software de gestão.

Para saber a Diferença entre Cobrança Registrada e Sem Registro clique aqui.

CUSTOS INDIRETOS

Cuidado com custos que não fazem parte do contrato mensal.

Algumas empresas têm por prática cobrar uma taxa inicial mais baixa ou uma mensalidade, porém para que o sistema seja atualizado você precisará pagar uma outra taxa. Caso necessite de suporte após alguns meses da contratação deverá pagar por hora técnica.

Já vimos casos em que a escola contratou e implantou um sistema no início do ano, passou os seis meses de “suporte grátis” e tudo estava bem. Ao final do ano, em época de fechamento de notas, teve um problema e precisou acionar o suporte. A prestadora de serviço disse que o suporte era pago (isso estava previsto em contrato) e que mesmo assim, para que fosse possível dar o suporte, e escola teria que atualizar a versão do sistema. Resumindo, teria que pagar quase a mesma coisa que havia pago no início do ano, por funcionalidade que nem precisava, só porque teve um problema.

Verifique atentamente todos os serviços inclusos em contrato e quanto é cobrado cada serviço adicional e em quais condições.

SAZONALIDADE

Cada escola tem seu calendário particular, mas geralmente a melhor época para iniciar um processo de instalação ou substituição de software, é um pouco antes ou durante o período de rematrículas. Assim, os usuários terão tempo de aprender e colocar de forma gradual as informações no sistema, preparando os dados para o próximo ano letivo.

Engana-se aquele que, por economia de alguns meses, resolve disparar o processo no final ou início de ano. Início porque em época de fechamento de notas e um pouco antes das férias, os usuários não tem condições de fazer os trabalhos desejados, porque muitas vezes não há tempo hábil para preparação de tudo antes do início das aulas.

Avalie o cenário e escolha a melhor época. Se for o caso, negocie com a empresa prestadora do serviço, os meses em que o sistema estará em pré-produção, solicitando um abatimento nos valores das mensalidades.

Para finalizar almejamos que este artigo sirva de base para que cada administrador de escola, principalmente as de pequeno e médio porte, sintam-se confiante perante esse desafio que é escolher um bom sistema de gestão, pois uma contratação mal sucedida gerará descontentamento e custos que podem prejudicar o setor financeiro da escola.

Caso tenha alguma pergunta ou queira contribuir de alguma forma, sinta-se à vontade para entrar em contato através do e-mail ou do telefone que constam ao longo das páginas deste material.

Bons negócios!

#gestãoescolar