7 Estratégias para reduzir custos no dia a dia da administração escolar. Mantenha-se firme mesmo em

Fonte da Imagem: http://envalor.com.br/blog/crise-economica-e-agora-o-que-fazer/

É muito comum, em tempos de crise, as escolas se concentrarem em reduzir custos. O problema é que, nem sempre o “corte” de um funcionário, serviço ou produto é a melhor solução. Por incrível que pareça, pequenos investimentos podem ajudar a reduzir muitos custos, além de agilizar o trabalho em alguns setores.

Procurei compilar nesse post 7 estratégias, citando as vantagens e desvantagens, para que você possa analisar quais delas encaixam melhor à realidade de sua instituição escolar.

Se você tiver alguma dúvida pode me enviar, será um prazer produzir um novo conteúdo exclusivo para lhe responder.

Vamos lá?

Estratégia #1: Telefonia

Muitas vezes não percebemos, mas quanto mais antigo o plano de telefonia, provavelmente paga-se mais caro pelo serviço. Isso tem acontecido devido às inúmeras promoções, mudanças de perfil e atualização de tecnologia das operadoras.

Para quem tem necessidade de fazer muitos interurbanos, uma opção que tem atendido muito bem são os planos de telefonia VOIP, ou seja, ligações feitas pela internet. Um bom exemplo deste serviço é o disponibilizado pelo Skype Business, onde é possível fazer ligações ilimitadas para todo o Brasil (fixo) por pouco mais de vinte reais mensais. Se ligações para celulares são necessárias, existem opções de pacotes adicionais.

As operadoras de celulares estão fazendo pacotes com ligações ilimitadas, e muita gente utiliza um chip de cada operadora para fazer as ligações para celulares. Existem aparelhos onde é possível conectar uma assinatura Skype ou Chip de celular às centrais de PABX, tornado o processo mais fácil e transparente para os usuários.

Para aqueles que estão o tempo todo transitando fora da escola, viajando ou em “home office”, uma ótima opção é o PABX Virtual. Com ele, você tem seu ramal sempre à mão, através de um “app” que pode ser instalado também em seu celular. Assim, você pode ser encontrado tanto pelo pessoal interno quanto externo, atendendo as ligações como se estivesse sempre em sua própria mesa. Outra vantagem é não ter que divulgar seu número de celular para todos.

Com os pacotes de dados cada vez mais baratos e velocidades maiores, é comum utilizarmos ferramentas baseado na tecnologia VOIP para ligações de voz e até mesmo vídeo, troca de mensagens com o grupo de colaboradores através do WhattsApp e outros do gênero.

Veja qual a melhor opção para a realidade de sua escola e comece a economizar recursos para investimento em outras áreas que requerem a sua atenção!

Estratégia #2: Cobrança Bancária

Esse é um assunto muito sério e amplo, porém a proposta aqui é passar uma visão geral e estratégica, indo direto ao ponto.

Se você tem uma escola de pequeno porte e recebe os valores na escola, conseguirá economizar algo entre quatro e dez reais por aluno/mês, isso varia pois cada instituição bancária cobra um valor por boleto conforme a contratação do serviço, e você estará livre disso.

Se você já usa a cobrança via boleto, ou está pensando em usar, mas a grande maioria dos pais paga na escola, uma forma de economizar seria receber os valores sempre na escola, ou pelo menos ter na ficha de matrícula do aluno uma opção para o responsável marcar se o pagamento será na escola ou em banco, emitindo boleto apenas para os que fazem questão de pagar na rede bancária, lotérica etc.

Até o final do ano de 2015 tinha-se a opção de contratar a cobrança sem registro, ou seja, você só pagava a taxa de baixa do boleto. Se emitisse o boleto, porém o pagamento fosse realizado na escola, o banco não ficava nem sabendo, pois não havia necessidade do registro do título. A partir de 2016 os bancos não vendem mais esse tipo de serviço, ficando restrito àqueles que já haviam contratado antes, porém a partir de 2017 a cobrança sem registro deixará de existir.

A opção oferecida pelas instituições bancárias é o uso de títulos registrados. Aproveite essa época para negociar taxas com o banco, pois a maioria das instituições estão cobrando a mesma taxa da antiga categoria sem registro, para incentivar o cliente a migrar o serviço antes que fique “em cima da hora”. Se você conseguir baixar um real por título na tarifa, já economizará o suficiente para contratar um software de gestão escolar, como por exemplo o Sistema GEO – Gestão Escolar Online, que lhe trará uma série de ferramentas ajudando a simplificar e automatizar rotinas de secretaria e tesouraria.

Atenção, não jogue dinheiro no lixo. Se você usa a cobrança registrada, lembre-se que após um período que o título é registrado e não é pago, normalmente 60 dias, o banco passa a cobrar um valor mensal para manter o título na base. Se você usa um software para gerenciar os boletos, não precisa manter isso no banco, portanto economizará a tarifa alta (em torno de cinco5 reais/mês) somente para manter um título devedor registrado.

Outra dica é, se você tem muitos outros serviços além da mensalidade, emita tudo em um único boleto, economizando as tarifas de registro e baixa de diversos títulos. É possível até mesmo agrupar os boletos de alunos de uma mesma família. Mas cuidado, a única desvantagem é fazer isso para um “mau pagador”, pois se com os títulos separados você tinha a chance de receber pelo menos parte deles, com tudo junto provavelmente ele não pagará se não tiver todo o valor disponível. Geralmente é possível escolher quais responsáveis financeiros aglutinar ou não os valores, se seu software permitir essa função, como é o caso do Sistema GEO mencionado anteriormente.

Estratégia #3: Controle da Inadimplência

Em época de crise é muito comum que uma das primeiras coisas que a família deixa atrasar seja a mensalidade escolar, pois o serviço não pode ser interrompido, garantido por lei, e geralmente é aberta negociação na época de rematrícula. Um trabalho de cobrança é importante, bem como algumas medidas preventivas.

É importante enviar o boleto também por e-mail, além da entrega impressa. No caso de atraso, uma mensagem solicitando que o responsável cheque o pagamento pode ser enviada logo após o vencimento, cerca de 2 dias depois.

Um registro do histórico de ligações é importante, para que todos tenham acesso ao resumo do que foi conversado e acordado entre as partes.

Existem ferramentas nas quais é possível o pai solicitar a segunda via já atualizada diretamente no site da escola, ou por meio do software de gestão, sem gerar custo operacional na tesouraria.

Uma dica em relação aos bolsistas. Conceda sempre bolsas condicionais, ou seja, o desconto só é valido para pagamento até a data de vencimento. No caso de pagamento em atraso, o valor total do título deve ser pago. Isso garante que você possa contar com a receita dos bolsistas quase sempre em dia. Um software que faça a crítica e controle das bolsas condicionais, bem como os abatimentos por antecipação, é fundamental, pois senão você terá que fazer conferências manuais trabalhosas e muito suscetíveis a erros.

Estratégia #4: Cópias e Impressões

Dependendo do volume de cópias necessárias, o custo mensal assusta. Verifique qual a quantidade de cópias mensais e impressões, preto/branco e colorido que você geralmente utiliza. Algumas dicas para redução de custo:

1. Se você possui aquelas impressoras alugadas, onde a empresa não cobra o aluguel da máquina, mas cobra por cópia, negocie o valor por cópia, e também avalie se ainda é a melhor opção, ou se vale a pensa partir para uma solução própria.

2. As famosas impressoras com tanques de tinta são muito econômicas, mas as adaptadas geralmente dão mais manutenção do que o normal. Se você tem alguém para “cuidar” disso e sempre manter uma impressora de backup, o custo é muito baixo, cerca de 10x menos que os cartuchos comuns. Uma opção são as impressoras que já vem de fábrica com esses tanques de tinta, como as Ecotank da Epson. O custo da tinta não é tão baixo como as “adaptadas”, mas você não perde a garantia de impressora e tem assistência total.

3. Evite custo com cópias de material para lição de casa e trabalhos dos alunos, utilize o sistema de download e disponibilize o material online para que o próprio aluno baixe e leia, e se preciso, ele mesmo faça a impressão em casa. Um sistema de portal de alunos com essa opção pode ajudar a economizar não só custo como tempo de funcionário (custo operacional).

Estratégia #5: Energia Elétrica

Devido a falta de chuvas regulares, a tarifa aumentou mais que 50% recentemente e o uso consciente da energia elétrica é algo que tem que ser implantado não somente em nossa residência, mas nas empresas também.

Veja algumas dicas para economizar energia na escola:

• Substitua lâmpadas comuns por lâmpadas de LED. Além de uma luz mais clara, consomem cerca de 10% da energia que uma lâmpada incandescente consome, e dura muito mais.

• Se utilizar ar condicionado nas salas, certifique-se que as portas e janelas estejam totalmente fechadas, e evite a incidência de sol diretamente através das janelas. Uma boa opção é a aplicação de película “Insulfilm”.

• Utilize sempre cores claras na pintura dos ambientes, pois espalham melhor a luz.

• Incentive o professor a fazer algumas atividades fora da sala de aula, aproveitando a quadra, jardins e espaços onde a luz natural ilumine o ambiente, mantendo é claro a luz apagada nas salas de aula que não estiverem sendo utilizadas.

Estratégia #6: Consumo sustentável de água

Tão importante quanto o consumo sustentável da energia elétrica é o consumo de água, veja algumas dicas para serem aplicadas na escola:

• Identifique e elimine todos os vazamentos de água, reparando encanamento, trocando reparo de torneiras e descargas etc.

• Substitua as torneiras comuns por automáticas, e regule para o tempo mínimo necessário na lavagem de mãos/rosto.

• Encontre uma forma adequada de canalizar e armazenar a água das chuvas, para ser usada na lavagem de pátios, quadras, corredores etc. Além de economizar, a escola ajudará o meio ambiente, e essa prática pode inclusive ser usada como ação de sustentabilidade no projeto de marketing de sua escola. Mas atenção, armazene a água de maneira adequada, para que não tenha problemas com o mosquito Aedes aegypti.

Estratégia #7: Planejamento Pedagógico

Se analisarmos friamente o planejamento pedagógico e os envolvidos, muitas vezes notamos que existem cargos demais e atividades que não tem relação direta com os padrões exigidos pelos pais e alunos, seu cliente final.

Uma outra análise que pode ser feita é se o número de horas aula não está muito superior ao exigido pela legislação, pois qualquer acréscimo significa um aumento no custo direto (folha de pagamento) e indireto (encargos etc.).

Um bom planejamento com o horário também é importante, para evitar “janelas” entre as aulas, pois o professor fica à disposição da escola e normalmente os dissídios coletivos obrigam o pagamento dessas horas.

Existem muitas outras estratégias que podem ser aplicadas no dia a dia da administração escolar, assuntos para novos posts, porém revise o material apresentado aqui, faça um planejamento e parta para a ação, pois só assim verá resultados.

Acompanhe regularmente nossas publicações sobre Gestão Escolar aqui no blog, pois assim você estará dando um passo importante que é estar atualizado sobre os temas relevantes ao universo da administração escolar.

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Um abraço!

José Carlos Bertin Junior é Gerente de Desenvolvimento de Sistemas da JC Soluções, especializado em sistema para gestão escolar.

(11)2626-2637 contato@jcsolucoes.com.br

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